KI-Beratung für kleine Unternehmen in Viersen
KI-Beratung heißt bei mir: Möglichkeiten künstlicher Intelligenz erkennen, verständlich erklären und dort in den Arbeitsalltag einbauen, wo sie einem kleinen Betrieb tatsächlich Arbeit abnehmen. Meistens sind das zwei bis drei Stellen im Tagesgeschäft: Angebotstexte, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Auswertung von Unterlagen. Die Einführung läuft über ein Monatspaket ab 144 € und beginnt mit der Frage, welche Daten ein solches Werkzeug überhaupt sehen darf. Ich setze KI in meiner Hauptrolle täglich ein – das hier ist keine Theorie aus dem Seminarraum.
Zwischen Hype und Handbremse
In kleinen Betrieben sehe ich meistens zwei Lager. Die einen probieren gar nichts, weil sie das Thema für Spielerei halten oder Sorge um ihre Daten haben. Die anderen haben drei Abos abgeschlossen, benutzen aber nur eines und wissen nicht, ob das erlaubt ist, was sie da hineinkopieren.
Beide Haltungen kosten Geld. Die erste, weil Arbeit von Hand gemacht wird, die niemand mehr von Hand machen müsste. Die zweite, weil bezahlte Werkzeuge herumliegen und im Zweifel Kundendaten an Stellen landen, an die sie nicht gehören.
Der nüchterne Blick liegt dazwischen: KI ist bei zwei, drei Aufgaben im Betrieb wirklich hilfreich – und bei allem anderen nicht. Diese zwei, drei Aufgaben zu finden, ist die eigentliche Arbeit.
Wo es sich in kleinen Betrieben lohnt
- Texte, die immer wieder ähnlich sindAngebotsbeschreibungen, Absagen, Stellenanzeigen, Beiträge für das Google-Profil. Vorlage plus Anpassung statt jedes Mal neu.
- Lange Unterlagen zusammenfassenAusschreibungen, Verträge, Protokolle. Nicht zum Blind-Vertrauen, sondern um schnell zu wissen, wo man genauer hinschauen muss.
- Notizen in Struktur bringenAus fünf Stichpunkten nach dem Kundentermin wird ein sauberer Aktenvermerk oder eine Aufgabenliste.
- ÜbersetzungenFür Betriebe mit Mitarbeitenden oder Lieferanten, die kein Deutsch sprechen, oft der unterschätzte Alltagsnutzen.
- Suche in eigenen DokumentenWenn Preislisten, Datenblätter und alte Angebote digital vorliegen, lässt sich darin sinnvoll suchen statt blättern.
Was ich nicht empfehle: KI für Dinge, bei denen ein Fehler teuer wird und niemand gegenprüft – etwa rechtliche Formulierungen, Preiskalkulationen oder Aussagen gegenüber Behörden.
KI-gestützte Arbeitsabläufe
Manchmal reicht ein Chat-Werkzeug nicht, und die KI soll fest in einen Ablauf eingebaut werden: etwa Eingänge vorsortieren, Unterlagen auswerten oder Entwürfe vorbereiten, die danach jemand prüft. Das mache ich nur, wenn es technisch trägt, wirtschaftlich Sinn ergibt und datenschutzrechtlich sauber ist. Sonst rate ich davon ab.
Die Umsetzung solcher Abläufe läuft über individuelle Tools und Prozessautomatisierung. Hier geht es zuerst um die Frage, ob und wo sich der Einsatz überhaupt lohnt.
Was ich mache
- Anwendungsfälle suchen, nicht WerkzeugeWir gehen die Woche eines Mitarbeiters durch und markieren, was wiederkehrend und textlastig ist. Erst danach wird über Software geredet.
- Datenschutz vorab klärenWelche Daten dürfen hinein, welche nicht. Was der Anbieter mit Eingaben macht, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist, wo verarbeitet wird.
- Eine klare HausregelEin Blatt Papier, das jeder versteht: Das darf rein, das nicht, das wird immer gegengelesen. Ohne so eine Regel entsteht ein Wildwuchs, den niemand mehr einfängt.
- Einarbeitung am eigenen MaterialNicht an Beispielen aus dem Internet, sondern am echten Angebot von letzter Woche.
- Nach acht Wochen ehrlich nachrechnenWas wird tatsächlich genutzt? Was kann wieder abbestellt werden? Abos, die niemand nutzt, gehören gekündigt.
Was kostet das?
Nicht enthalten: Lizenzkosten der Werkzeuge. Geschäftlich nutzbare Zugänge liegen meist bei 20–30 € pro Person und Monat. Kostenlose Varianten sind für betriebliche Daten in der Regel nicht geeignet.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG – es wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Häufige Fragen
Darf ich Kundendaten in ein KI-Werkzeug eingeben?
Nur unter Bedingungen. Es braucht eine Rechtsgrundlage, in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter, und die Gewissheit, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Bei kostenlosen Zugängen ist beides meist nicht gegeben. Deshalb klären wir das, bevor irgendetwas eingerichtet wird – bei Bedarf zusammen mit temq.de.
Ersetzt KI Mitarbeitende?
In einem Betrieb mit fünf Leuten: nein. Was sie ersetzt, sind Abende, an denen jemand Texte schreibt, die niemand gern schreibt. Wer damit Personalabbau plant, wird enttäuscht.
Was ist mit dem KI-Gesetz der EU?
Der AI Act betrifft in erster Linie Anbieter und den Einsatz in risikoreichen Bereichen. Für einen kleinen Betrieb, der Texte schreiben lässt, sind vor allem zwei Dinge relevant: Beschäftigte müssen im Umgang geschult sein, und KI-Ergebnisse dürfen nicht ungeprüft als Entscheidung durchgehen. Beides ist mit einer klaren Hausregel abgedeckt.
Woher weiß ich, ob das Ergebnis stimmt?
Gar nicht – deshalb gilt der Grundsatz: KI liefert Entwürfe, keine Ergebnisse. Für alles, was den Betrieb verlässt, bleibt ein Mensch verantwortlich. Wer diesen Punkt nicht ernst nimmt, produziert irgendwann eine Angebotsposition, die es nicht gibt.
Was ist der Unterschied zu Prozessautomatisierung?
KI-Beratung klärt, wo künstliche Intelligenz im Betrieb Arbeit abnimmt und was dabei zu beachten ist. Prozessautomatisierung baut für einzelne Arbeitsschritte ein passendes Werkzeug, oft ganz ohne KI. Beides lässt sich kombinieren, wenn es sich lohnt.
Lohnt sich das für zwei Personen?
Wenn viel geschrieben wird, ja. Wenn ihr überwiegend auf der Baustelle seid und Bürokram eine Stunde pro Woche ausmacht, ist eine Stunde Einarbeitung sinnvoller als ein Projekt.
Datenschutz gehört dazu: Wo betriebliche Daten in externe Werkzeuge fließen, sind Auftragsverarbeitung und Verarbeitungsverzeichnis Thema. Das läuft über temq.de – eigene Rolle, eigene Pflichten.
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Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026
Zwei sinnvolle Anwendungen finden
Im Erstgespräch suchen wir die Stellen in deinem Betrieb, an denen sich der Einsatz wirklich lohnt. Wenn es keine gibt, sage ich das auch.