Individuelle Tools und Prozessautomatisierung
Wenn in deinem Betrieb jemand jede Woche dieselben Zahlen abtippt, dieselben Dokumente ablegt oder dieselbe Auswertung von Hand baut, lässt sich das oft mit einem kleinen, passenden Werkzeug abnehmen. Ich analysiere mit dir, welche Arbeitsschritte sich wirklich lohnen, und baue dafür die kleinste Lösung, die das Problem löst. Keine große Software, kein Projekt über Monate. Der Preis steht fest, bevor ich anfange.
Woran du erkennst, dass sich etwas lohnt
Es ist selten ein großes Problem. Meistens sind es fünf kleine Stellen im Alltag, die zusammen viele Stunden im Monat schlucken und die niemand mehr hinterfragt, weil sie schon immer so laufen.
- Dieselben Angaben werden mehrfach erfasstErst im Formular, dann in der Liste, dann im Programm. Jede Abschrift ist Zeit und eine Fehlerquelle.
- Dokumente wandern von Hand durch den BetriebRechnungen, Lieferscheine, Anfragen: öffnen, lesen, Daten übertragen, ablegen.
- Auswertungen brauchen einen halben TagDie Monatszahlen entstehen aus drei Quellen, und jemand muss sie jedes Mal zusammenführen.
- Wiederkehrende Verwaltung hängt an einer PersonErinnerungen, Fristen, Standard-Mails. Wenn sie ausfällt, bleibt es liegen.
- Zwei Programme reden nicht miteinanderDu füttert das eine mit Daten aus dem anderen, weil es keine Verbindung gibt.
Wenn dir davon zwei bekannt vorkommen, lohnt ein Gespräch. Wenn keiner passt, spart ihr euch die Zeit.
Was ich baue
Kleine, maßgeschneiderte Werkzeuge, die genau eine lästige Aufgabe übernehmen. Typische Bereiche:
- DatenerfassungAngaben einmal sauber erfassen, statt sie von Zettel, Mail und Anruf zusammenzusuchen.
- DokumentenverarbeitungEingehende Unterlagen automatisch sortieren, benennen, ablegen oder Daten daraus übernehmen.
- AuswertungenZahlen aus mehreren Quellen automatisch zusammenführen, sodass die Übersicht fertig ist, wenn du sie brauchst.
- Wiederkehrende VerwaltungsaufgabenErinnerungen, Standardnachrichten, Statusmeldungen: das, was sich Woche für Woche gleich wiederholt.
Das sind Beispiele für Bereiche, keine fertigen Produkte. Was du konkret brauchst, entsteht aus deinem Ablauf, nicht aus einem Katalog.
So läuft es ab
- 1. Den Ablauf ansehenWir gehen gemeinsam durch, wie die Aufgabe heute läuft: wer, wie oft, mit welchen Programmen. Am besten an einem echten Beispiel von letzter Woche.
- 2. Ehrlich nachrechnenWie viel Zeit kostet es heute, und was wäre der Aufwand für eine Lösung? Wenn es sich nicht lohnt, sage ich das.
- 3. Die kleinste brauchbare LösungNicht alles auf einmal. Erst der Teil, der am meisten Arbeit abnimmt. Alles Weitere kann später folgen, muss aber nicht.
- 4. Im Alltag erprobenDie Lösung läuft zuerst parallel zum bisherigen Weg, damit nichts schiefgeht, wenn sie noch Ecken hat.
- 5. Übergeben und erklärenDu und dein Team wisst, was das Werkzeug tut und was zu tun ist, wenn sich etwas ändert.
Mit KI oder ohne?
Das entscheidet die Aufgabe, nicht der Trend. Wenn ein Ablauf immer gleich aussieht, reicht eine klare Regel, und die läuft zuverlässiger und günstiger als jede KI. Erst wenn Texte, Mails oder Dokumente jedes Mal anders aussehen und trotzdem ausgewertet werden müssen, kann KI sinnvoll mitarbeiten.
Wo ich KI einsetze, geschieht das nur, wenn es technisch trägt, wirtschaftlich Sinn ergibt und datenschutzrechtlich sauber ist. Und mit einem Menschen, der das Ergebnis prüft, bevor es den Betrieb verlässt. Mehr dazu unter KI-Beratung.
Wo meine Grenze liegt
Ich baue kleine Werkzeuge und Automatisierungen, die ein konkretes Problem in einem kleinen Betrieb lösen. Große Softwareprojekte gehören nicht dazu: umfangreiche Individualsoftware, Apps für den Verkauf an Kunden oder Schnittstellen über viele Systeme hinweg. Dafür braucht es ein Entwicklerteam, und ich sage dir im Erstgespräch, wenn dein Vorhaben in diese Richtung geht. Das ist besser, als dass du es mitten im Projekt erfährst.
Was kostet das?
Laufende Kosten von Programmen oder Diensten, die für die Lösung nötig sind, nenne ich dir vorab getrennt.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG – es wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Häufige Fragen
Lohnt sich das für einen Betrieb mit drei Mitarbeitenden?
Wenn dieselbe Aufgabe jede Woche mehrere Stunden bindet, ja. Wenn sie einmal im Monat eine halbe Stunde kostet, nein – dann ist ein sauberer Ablauf besser als ein Tool. Ich rechne das vorher ehrlich durch und sage dir auch, wenn sich etwas nicht lohnt.
Kann ich meine bestehenden Programme behalten?
In den meisten Fällen ja. Viele Lösungen setzen auf dem auf, was ihr ohnehin nutzt – Excel, E-Mail, Buchhaltungs- oder Branchenprogramm. Ob und wie das bei dir geht, klären wir im Erstgespräch, bevor irgendetwas gebaut wird.
Bin ich danach von dir abhängig?
Das soll nicht so sein. Mir ist wichtig, dass du verstehst, was das Werkzeug tut, und dass die Zugänge bei dir liegen. Was dazu gehört, steht vorab im Projektangebot.
Was passiert mit unseren Daten?
Die Frage kommt zuerst, nicht zuletzt. Bevor etwas automatisiert wird, klären wir, welche Daten verarbeitet werden, wo das geschieht und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist. Bei personenbezogenen Daten läuft der Datenschutzteil über temq.de.
Ist das KI-Beratung oder Automatisierung?
Beides kann zusammenspielen, ist aber nicht dasselbe. Viele Automatisierungen kommen ganz ohne KI aus und laufen dadurch zuverlässiger. KI kommt dazu, wenn Texte oder Dokumente ausgewertet werden müssen, die jedes Mal anders aussehen. Die Grundlagen dazu stehen unter KI-Beratung.
Datenschutz gehört dazu: Sobald Kunden-, Mitarbeiter- oder Rechnungsdaten automatisch verarbeitet werden, sind Auftragsverarbeitung und Verarbeitungsverzeichnis Thema. Das läuft über temq.de – eigene Rolle, eigene Pflichten.
Passt dazu
Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026
Welche Aufgabe nervt am meisten?
Erzähl mir im Erstgespräch von der Aufgabe, die bei euch am meisten Zeit frisst. Ich sage dir ehrlich, ob sich eine Lösung lohnt und was sie ungefähr bedeutet.