KI im Betrieb: zwei sinnvolle Anwendungen, drei überflüssige
Von Manuel Forche · Lesezeit etwa 6 Minuten
Ein Betrieb aus der Umgebung hatte drei KI-Abos laufen. Genutzt wurde eines, und zwar von einer Person, für ungefähr fünf Minuten am Tag. Die anderen beiden liefen seit sieben Monaten mit. Auf die Frage, was sie eigentlich machen, sagte der Chef: „Irgendwas mit Automatisierung, glaube ich."
Ich arbeite hauptberuflich in einem Betrieb, in dem KI täglich im Einsatz ist – nicht als Zukunftsthema, sondern als Werkzeug. Deshalb hier eine nüchterne Sortierung: was sich in kleinen Betrieben tatsächlich lohnt und was man sich sparen kann.
Was sich lohnt
Erstens: Texte, die sich wiederholen. Angebotsbeschreibungen, Absagen an Bewerber, Beiträge fürs Google-Profil, Erinnerungen an säumige Kunden. Das sind Texte, die niemand gern schreibt, die aber trotzdem ordentlich klingen müssen. Der Zeitgewinn ist unspektakulär, aber real: aus zwanzig Minuten werden fünf, und zwar mehrmals pro Woche.
Wichtig dabei ist die Richtung. Es funktioniert gut, wenn du Stichpunkte lieferst und daraus einen Text machen lässt. Es funktioniert schlecht, wenn du erwartest, dass die KI weiß, was du anbietest. Sie kennt deinen Betrieb nicht – du musst ihn ihr beschreiben, einmal ordentlich, dann als Vorlage speichern.
Zweitens: lange Unterlagen erschließen. Ausschreibungen, Verträge, Protokolle, Datenblätter. Nicht um blind zu vertrauen, sondern um in zwei Minuten zu wissen, wo man genauer hinschauen muss. Bei einer 40-seitigen Ausschreibung ist die Frage „Welche Fristen und welche Nachweise werden verlangt?" mehr wert als jede Zusammenfassung.
Für Betriebe mit Mitarbeitenden, die kein Deutsch als Muttersprache haben, kommt ein dritter Nutzen dazu, den ich unterschätzt hatte: Übersetzungen von Arbeitsanweisungen und Sicherheitsunterweisungen. Das ist unglamourös und hilft im Alltag mehr als alles andere.
Was du dir sparen kannst
Erstens: Chatbots auf der eigenen Website. Bei einem Betrieb mit fünfzehn Anfragen im Monat beantwortet ein Chatbot vielleicht zwei davon – und verärgert die anderen dreizehn. Die Telefonnummer gut sichtbar zu platzieren, kostet nichts und wirkt besser.
Zweitens: automatisch erzeugte Blogtexte in Serie. Zwanzig Artikel, die klingen wie alle anderen zwanzig Artikel zum selben Thema, bringen weder Leser noch Sichtbarkeit. Ein Text, der beschreibt, was du bei einem konkreten Auftrag gelernt hast, schlägt sie alle – und den kann dir keine KI abnehmen, weil sie nicht dabei war.
Drittens: KI-Bilder für den eigenen Betrieb. Erzeugte Handwerkerfotos erkennt man inzwischen, und sie kosten genau das Vertrauen, das ein echtes Foto von der Baustelle aufbaut. Ein Handyfoto vom fertigen Bad ist besser als jedes perfekte Bild, das es nie gab.
Die Faustregel dahinter: KI ist stark, wenn sie dir Arbeit abnimmt, die du sonst selbst machen würdest. Sie ist schwach, wenn sie etwas erzeugen soll, was es in deinem Betrieb nicht gibt.
Die Hausregel, ohne die es schiefgeht
Bevor irgendein Werkzeug eingeführt wird, gehört eine Frage geklärt: Welche Daten dürfen hinein? Kundendaten, Preise, Verträge, Personalunterlagen – dafür braucht es eine Rechtsgrundlage, in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter und die Gewissheit, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Bei kostenlosen Zugängen ist beides meist nicht gegeben.
Was in der Praxis funktioniert, ist ein Blatt Papier mit drei Sätzen: Das darf rein. Das nicht. Das wird immer gegengelesen. Ohne so eine Regel entsteht innerhalb weniger Monate ein Wildwuchs, den niemand mehr einfängt – und irgendwann kopiert jemand eine komplette Kundenliste in ein kostenloses Werkzeug.
Dazu kommt seit dem EU-KI-Gesetz eine weitere Anforderung: Beschäftigte müssen im Umgang mit KI geschult sein. Für einen kleinen Betrieb heißt das keine Zertifizierung, sondern eine Stunde, in der alle einmal gemeinsam damit arbeiten und die Hausregel besprechen.
Wie man in Viersen sinnvoll anfängt
Mein Vorgehen bei Betrieben hier ist immer dasselbe, und es beginnt nicht mit Software. Wir gehen die Woche eines Mitarbeiters durch und markieren, was wiederkehrend und textlastig ist. Meistens bleiben zwei Stellen übrig – nicht zehn.
Danach ein Werkzeug, geschäftlich nutzbar, für die Leute, die die zwei Stellen betreffen. Einarbeitung am eigenen Material, nicht an Beispielen aus dem Internet. Nach acht Wochen wird nachgerechnet: Was wird wirklich benutzt? Was fliegt raus?
Der letzte Schritt ist der, den fast niemand macht – und er ist der wichtigste. In Viersen habe ich mehr Abos gekündigt als eingerichtet. Das ist kein Scheitern, sondern das erwartbare Ergebnis, wenn man ehrlich hinschaut.
Häufige Fragen
Darf ich Kundendaten in ein KI-Werkzeug eingeben?
Nur unter Bedingungen. Es braucht eine Rechtsgrundlage, in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter, und die Gewissheit, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Bei kostenlosen Zugängen ist beides meist nicht gegeben.
Was kostet das für einen kleinen Betrieb?
Geschäftlich nutzbare Zugänge liegen meist bei 20 bis 30 € pro Person und Monat. Für einen Betrieb, in dem zwei Leute damit arbeiten, sind das etwa 50 € monatlich – überschaubar, aber nur sinnvoll, wenn die Werkzeuge auch benutzt werden.
Ersetzt KI Mitarbeitende?
In einem Betrieb mit fünf Leuten: nein. Was sie ersetzt, sind Abende, an denen jemand Texte schreibt, die niemand gern schreibt. Wer damit Personalabbau plant, wird enttäuscht.
Woher weiß ich, ob das Ergebnis stimmt?
Gar nicht – deshalb gilt: KI liefert Entwürfe, keine Ergebnisse. Für alles, was den Betrieb verlässt, bleibt ein Mensch verantwortlich. Wer diesen Punkt nicht ernst nimmt, hat irgendwann eine Angebotsposition im Text, die es nicht gibt.
Muss ich meine Leute schulen?
Ja. Das EU-KI-Gesetz verlangt, dass Beschäftigte im Umgang mit KI-Systemen ausreichend kompetent sind. Für einen kleinen Betrieb reicht dafür eine gemeinsame Stunde mit klarer Hausregel – eine formale Zertifizierung braucht es nicht.
Wenn du wissen willst, welche zwei Stellen es in deinem Betrieb sind: Im Erstgespräch gehen wir eine typische Woche durch. Wenn dabei nichts Sinnvolles herauskommt, sage ich dir das – dann sparst du dir das Abo.
IT-Berater aus Viersen, hauptberuflich IT Director für Digitalisierung bei einem Modeunternehmen am Niederrhein, wo KI täglich im Einsatz ist. Bei 4che begleitet er kleine Betriebe in der Region. Mehr über meine Arbeitsweise
Stand: Juli 2026. Zu datenschutzrechtlichen Fragen beim KI-Einsatz berate ich unter temq.de.
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