Telefonanlage umstellen – was es wirklich kostet
Von Manuel Forche · Lesezeit etwa 6 Minuten
„4,90 € pro Nebenstelle im Monat" stand im Prospekt. Der Betrieb hatte sechs Nebenstellen, also rechnete der Chef mit knapp 30 € – ein gutes Geschäft gegenüber den 78 €, die er bisher zahlte. Was er nicht eingeplant hatte: Von seinen sechs Telefonapparaten funktionierte keiner mehr, und die Portierung der Rufnummern zog sich über sechs Wochen, in denen zwei Verträge parallel liefen.
Die Umstellung hat sich am Ende trotzdem gelohnt. Aber die Rechnung sah anders aus als gedacht. Hier steht sie vollständig.
Die fünf Posten, die zusammenkommen
Der Monatstarif. Je nach Anbieter etwa 5 bis 15 € pro Nebenstelle. Der Preis, mit dem geworben wird, ist meist der ohne Flatrate ins Mobilfunknetz – prüfe, was in deinem Betrieb tatsächlich telefoniert wird.
Die Endgeräte. Der Posten, der am häufigsten übersehen wird. IP-fähige Tischtelefone der letzten Jahre lassen sich meist weiterverwenden. Reine ISDN-Apparate nicht. Ein brauchbares neues Gerät kostet zwischen 60 und 180 €. Bei sechs Arbeitsplätzen sind das schnell 600 €, die im Angebot nicht standen.
Die Portierung. Die Mitnahme der Rufnummern ist beim neuen Anbieter oft kostenlos, dauert aber zwei bis sechs Wochen. In dieser Zeit läuft der alte Vertrag weiter. Wer die Kündigungsfrist nicht sauber legt, zahlt ein bis zwei Monate doppelt.
Beratung & Einrichtung. Nebenstellen, Weiterleitungen, Ansagen, Zeitsteuerung, dazu die Bestandsaufnahme und der Anbietervergleich vorab. Bei mir ist das eine feste Pauschale von 144 €, unabhängig von der Stundenzahl. Bei einem Systemhaus wird das meist stundenweise abgerechnet – je mehr Nebenstellen, desto teurer wird es dort.
Der Rückfallweg. Ohne Internet keine Cloud-Telefonie. Eine automatische Weiterleitung auf eine Mobilnummer kostet in der Regel nichts extra, muss aber jemand einrichten – und sie ist der Unterschied zwischen „unbemerkt" und „zwei Tage nicht erreichbar".
Eine Beispielrechnung
Betrieb mit sechs Nebenstellen, vorhandene Apparate teils IP-fähig:
| Posten | Betrag | Anmerkung |
|---|---|---|
| Beratung & Einrichtung (4che) | 144 € | Einmalig, unabhängig von der Anzahl der Nebenstellen. Bestandsaufnahme, Anbietervergleich und komplette Einrichtung bis zum Umschalttag. |
| Neue Endgeräte | ca. 400 € | Drei Geräte à etwa 130 €, drei vorhandene weiterverwendet. |
| Doppelte Laufzeit | ca. 80 € | Ein Monat Überschneidung während der Portierung. |
| Einmalig gesamt | ca. 624 € | Bandbreite je nach Ausgangslage. |
| Laufend neu | ab ca. 5 €/Monat | Für einen Rufnummernblock mit 10 Rufnummern aus der eigenen Vorwahl. Je nach Anbieter und Funktionsumfang auch mehr. |
| Laufend bisher | 78 €/Monat | Alter Anlagen- und Anschlussvertrag. |
Die einmaligen Kosten liegen mit der Pauschale von 144 € niedriger als früher, als Bestandsaufnahme und Einrichtung getrennt und teils stundenweise berechnet wurden. Wie hoch die monatliche Ersparnis am Ende ausfällt, hängt stark vom bisherigen Vertrag und vom gewählten Tarif ab – das steht schwarz auf weiß im Anbietervergleich, den du bei der Beratung bekommst.
Was sich tatsächlich ändert: Anrufe erreichen die Leute, die unterwegs sind. Der Monteur ruft mit der Firmennummer zurück statt mit seiner privaten. Nach Feierabend läuft eine Ansage statt eines endlosen Klingelns. Ein neuer Mitarbeiter bekommt in zehn Minuten einen Anschluss statt in drei Wochen. Wer die Umstellung an der Monatsrechnung misst, misst am falschen Ding.
Der Punkt, an dem es in der Region eilig wird
Viele Betriebe im Kreis Viersen betreiben ihre alte Anlage über einen Adapter am modernen Anschluss. Das funktioniert – bis der Anbieter den Tarif umstellt, ein Modul ausfällt oder der Betrieb umzieht. Ersatzteile für ISDN-Anlagen gibt es kaum noch, und wer sie findet, zahlt Sammlerpreise.
Der zweite Auslöser ist der Umzug. Ich habe in Viersen und Umgebung mehrfach erlebt, dass eine Umstellung unter Zeitdruck passieren musste, weil im neuen Gebäude die alte Verkabelung fehlte. Unter Zeitdruck wird die Portierung zum Problem – sechs Wochen lassen sich nicht abkürzen, egal wie dringend es ist.
Deshalb ist der ruhige Zeitpunkt der beste: jetzt planen, in einem halben Jahr umstellen, wenn nichts brennt.
Häufige Fragen
Was kostet die Umstellung auf Cloud-Telefonie insgesamt?
Für einen Betrieb mit sechs Nebenstellen liegen die einmaligen Kosten erfahrungsgemäß zwischen 250 und 700 €, je nachdem wie viele Endgeräte ersetzt werden müssen – inklusive meiner Pauschale von 144 € für Beratung und Einrichtung. Laufend kommen die Kosten beim Anbieter dazu, teils schon ab rund 5 € im Monat für einen kleinen Rufnummernblock.
Wie lange dauert die Rufnummernmitnahme?
Zwei bis sechs Wochen, abhängig vom alten Vertrag. Das ist der Grund, warum eine Umstellung nicht von heute auf morgen geht. Deine Nummern und Durchwahlen bleiben dabei unverändert.
Kann ich meine vorhandenen Telefone weiterverwenden?
IP-fähige Tischtelefone der letzten Jahre meistens ja. Reine ISDN-Apparate nicht. Was bei dir passt, zeigt die Bestandsaufnahme – bevor du Geräte kaufst.
Spare ich damit Geld?
Etwas, aber selten viel. Bei kleinen Betrieben liegt die monatliche Ersparnis oft im Bereich von 20 bis 40 €, sodass sich die Umstellung rein rechnerisch erst nach Jahren trägt. Der eigentliche Gewinn liegt bei der Erreichbarkeit, nicht auf der Rechnung.
Was passiert bei einem Internetausfall?
Ohne Internet funktioniert Cloud-Telefonie nicht – das ist der ehrliche Nachteil. Deshalb gehört eine automatische Weiterleitung auf eine Mobilnummer zur Grundeinrichtung. Der Anrufer merkt davon nichts.
Bin ich danach an einen Anbieter gebunden?
Beim Telefonieanbieter sind ein bis zwei Jahre Laufzeit üblich, kürzere gibt es gegen Aufpreis. An mich bist du nicht gebunden: Der Vertrag läuft auf deinen Namen, ich richte nur ein.
Wenn du wissen willst, wie die Rechnung für deinen Betrieb aussieht: Beratung und Einrichtung kosten bei mir pauschal 144 €, unabhängig von der Anzahl deiner Nebenstellen – und du bekommst den Anbietervergleich schriftlich, auch dann, wenn du danach alles beim Alten lässt. Ob sich eine Umstellung für dich überhaupt lohnt, klären wir vorher im Erstgespräch.
IT-Berater aus Viersen, hauptberuflich IT Director für Digitalisierung bei einem Modeunternehmen am Niederrhein. Bei 4che begleitet er kleine Betriebe in der Region bei Website, Telefonie und Büroabläufen. Mehr über meine Arbeitsweise
Stand: Juni 2026. Die Beispielrechnung ist eine typische Größenordnung, keine Preiszusage.
Themen: Cloud-Telefonie · Kosten · Kreis Viersen