E-Rechnung: Was kleine Betriebe bis Ende 2026 erledigt haben sollten
Von Manuel Forche · Lesezeit etwa 5 Minuten
Ein Malermeister aus Süchteln erzählte mir im Frühjahr, sein Steuerberater habe „irgendwas mit E-Rechnung" gesagt. Er hatte es notiert, auf einen Zettel, der seitdem am Monitor klebt. Passiert war nichts – weil ihm niemand sagen konnte, was er konkret tun soll. Genau das ist die Lage in den meisten kleinen Betrieben, mit denen ich hier in der Region zu tun habe.
Deshalb hier die kurze Fassung, ohne Paragrafenkette.
Was schon längst gilt – und wo es klemmt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für kleine Betriebe, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Das klingt dramatischer, als es ist: Ein funktionierendes E-Mail-Postfach erfüllt die Mindestanforderung.
Der Haken liegt woanders. Eine E-Rechnung ist kein PDF. Es ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931 – entweder eine reine XML-Datei (XRechnung) oder ein Hybrid aus PDF und eingebetteten Daten (ZUGFeRD). Öffnest du eine XRechnung im Mailprogramm, siehst du Codezeilen und sonst nichts.
Und hier fangen die praktischen Probleme an. Ich sehe regelmäßig zwei Varianten. Variante eins: Die Datei wird ausgedruckt – geht bei XML gar nicht. Variante zwei: Sie wird an den Steuerberater weitergeleitet und ansonsten ignoriert, sodass niemand im Betrieb weiß, was da eigentlich abgerechnet wurde. Dazu kommt die Aufbewahrung. Der strukturierte Teil der Rechnung muss über acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Ein Ausdruck im Ordner reicht dafür nicht.
Das Ärgerliche daran: Die Sache ist mit ein bis zwei Stunden erledigt. Sie bleibt nur liegen, weil sie nie dringend genug wird.
Was Ende 2026 abläuft
Beim Versenden gelten Übergangsregeln – und eine davon läuft in diesem Jahr aus.
| Zeitpunkt | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Empfang | Alle Unternehmen, ohne Ausnahme |
| bis 31.12.2026 | Versand | Papier weiterhin erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| ab 01.01.2027 | Versand | Pflicht für Betriebe mit über 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 |
| ab 01.01.2028 | Versand | Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen |
Für die 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz, nicht nur der Anteil mit Geschäftskunden. Wer knapp darunter liegt, sollte das im Blick behalten – die Schwelle bezieht sich auf das Jahr 2026, also auf das, was gerade läuft.
Zwei Ausnahmen sind für kleine Betriebe relevant: Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Sonderfall Kleinunternehmer: Für Leistungen, die unter § 19 UStG fallen, musst du grundsätzlich keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können musst du sie trotzdem. Wie dauerhaft diese Befreiung ist, wird in der Fachwelt unterschiedlich beurteilt – frag deinen Steuerberater, bevor du dich darauf verlässt.
Was du konkret tun solltest
Für einen Betrieb mit fünf bis zehn Leuten sind das drei überschaubare Schritte.
Erstens: eine feste Rechnungsadresse einrichten. Nicht das persönliche Postfach des Chefs, sondern etwas wie rechnung@deinbetrieb.de. Diese Adresse kommt auf Website, Bestellungen und Lieferantenstammblätter. Damit landen eingehende E-Rechnungen an einer Stelle statt in vier Postfächern.
Zweitens: ein Programm, das die Formate lesen kann. Die gängigen Buchhaltungs- und Auftragsprogramme für kleine Betriebe können das inzwischen alle. Wichtig ist nur, dass die Ablage revisionssicher ist – also nachträglich nicht veränderbar. Für viele Betriebe hier ist das ohnehin der Punkt, an dem sich der Umstieg auf eine ordentliche Software endlich rechnet.
Drittens: mit dem Steuerberater abstimmen. Bevor du etwas kaufst. Welche Schnittstelle nutzt die Kanzlei, in welcher Form braucht sie die Daten, was übernimmt sie selbst? Diese eine Frage spart mehr Ärger als jede Softwareauswahl. Ein Wechsel der Kanzlei ist dafür fast nie nötig.
Wenn du selbst E-Rechnungen versenden willst, kommt ein vierter Punkt dazu: einmal testweise an einen Kunden schicken, mit dem du gut kannst, und nachfragen, ob es sauber angekommen ist. Das klingt banal, deckt aber die meisten Fehler auf.
Warum das gerade hier ein Thema ist
Im Kreis Viersen arbeiten viele Betriebe als Nachunternehmer für größere Auftraggeber – im Bau, in der Haustechnik, in der Logistik. Und die Großen stellen längst um. In der Praxis heißt das: Der Druck kommt nicht vom Finanzamt, sondern vom Kunden, der irgendwann sagt, dass er nur noch strukturierte Rechnungen annimmt.
Genau das habe ich in den letzten Monaten mehrfach in Viersen und Umgebung erlebt. Nicht als Bußgeldandrohung, sondern als Zahlungsverzögerung, weil eine Rechnung im falschen Format ein paar Wochen liegen blieb. Das ist unspektakulär und trotzdem teuer.
Der ruhige Weg ist deshalb, es jetzt zu erledigen, solange keine Frist im Nacken sitzt – und nicht im Dezember 2027, wenn alle gleichzeitig anfangen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei nach EN 16931 – XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung und ist während der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Für Leistungen unter § 19 UStG grundsätzlich nicht. Empfangen können musst du sie aber seit dem 1. Januar 2025 – dafür gibt es keine Ausnahme. Ob die Befreiung beim Ausstellen dauerhaft bleibt, wird unterschiedlich beurteilt; das ist eine Frage an deinen Steuerberater.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Privatkunden bleibt alles wie bisher.
Was passiert, wenn ich es einfach ignoriere?
Während der laufenden Übergangsfristen droht beim Versand noch kein Verstoß. Beim Empfang sieht es anders aus: Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann, riskiert Streit über den Vorsteuerabzug und ganz praktisch Zahlungsverzögerungen. Der häufigere Schaden ist der geschäftliche, nicht der steuerliche.
Brauche ich dafür teure Software?
Nein. Für kleine Betriebe gibt es brauchbare Lösungen ab etwa 10 bis 30 Euro im Monat, teilweise mit kostenfreiem Einstieg. Entscheidend ist, dass das Programm EN-16931-konforme Formate unterstützt und revisionssicher archiviert.
Wenn du wissen willst, was das für deinen Betrieb konkret bedeutet: Im Erstgespräch gehen wir einen deiner Rechnungsvorgänge einmal durch und schauen, wo du stehst. 30 Minuten, kostenlos – und wenn bei dir ohnehin alles passt, sage ich dir das in fünf.
IT-Berater aus Viersen, hauptberuflich IT Director für Digitalisierung bei einem Modeunternehmen am Niederrhein und dort unter anderem für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen zuständig. Bei 4che begleitet er kleine Betriebe in der Region. Mehr über meine Arbeitsweise
Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Für verbindliche Auskünfte zu deinem Fall ist dein Steuerberater zuständig.
Themen: E-Rechnung · Büro digitalisieren · Kreis Viersen